ビジネスにおける避けた方がいい英語の電話対応

How’s it going everyone? 翻訳担当のナミです！今回は、前回に引き続き英語電話対応に関してお話ししたいと思います。今回は、避けた方がいい英語の電話対応についてです。意図せず失礼な表現になってしまうこともあるので、注意が必要です。

電話を相手に掛ける

英語：　×　“Hi, can I speak to ○○○?”

日本語：　「どうも、○○○と話したいのですが」

まず、誰かに何かをお願いするときは“Can I…”ではなく“May I…”と始めます。“Can”を使う場合は何かが可能かどうか聞くときに使うのに対して、“May”を使う場合は許可をしてもらえるかを聞くときに使います。

英語で電話を相手に掛ける場合は、『挨拶→自分の名前→自分の会社名』から始めましょう。日本語の電話対応でもそうですが、“Hi”もしくは“Hello”と挨拶してから、名乗ることもなくいきなり本題に入ることは失礼なので避けましょう。
代わりに“Hello, my name is ○○○ from XXX.”（こんにちは、私はXXX社の○○○と申します。）と伝え、相手からの反応を待ってから“May I speak to Mr./Ms. ○○○ in XXX department, please?”（XXX部の○○○様にお取次ぎいただけますでしょうか？）と、続けましょう。

英語：　×　“This will only take a moment.”

日本語：　「少しお時間を頂きます。」

少々お時間よろしいでしょうか、という意味で使う人もいますが、“take”は何かを「取る、奪う」という意味にもなるので「時間を取られる」という印象を受ける人もいるので、避けるのが無難でしょう。
代わりに“This will involve only a moment.”と伝えましょう。

電話を受ける

英語：　×　“Yeah.”

日本語：　「はい（もしもし）」

例え社内電話であっても「はい、×××部の○○○です。」と自分の部署、課と名前を名乗るのがマナーですよね？英語も同様です。
社外からの電話であれば“Hello, thank you for calling XXX. This is ○○○ speaking. How may I help you?”（こんにちは、XXX社にお電話いただきありがとうございます。私は○○○と申します。ご用件をお伺いいたします。）
社内からの電話であれば“Hi (Hello), this is XXX department, ○○○ speaking.”（はい、XXX部の○○○です。）と、言いましょう。

英語：　×　“Who is this?” “Who’s calling?”

日本語：　「あなたは誰ですか？」　「電話しているのは誰ですか？」

どれも相手が受け取る印象は「あんた誰？」という非常に失礼な表現になります。どなたですか？という意味にはならないので注意しましょう。 同様の表現である“Who are you?”は絶対にNGです！
代わりに“May I ask who is calling?”と言いましょう。

Isを省略する‘sはビジネス英語においてはなるべく避けましょう。“Who’s…”ではなく“Who is…”と言いましょう。

電話を保留にする

英語：　×　“Hang on.” “Wait a second.”

日本語：　「ちょっと待って」

電話の保留はなるべく避けた方がいいですが、必要な場合は丁寧に伝えましょう。
“One moment, please.”あるいは“Hold on, please.”と伝えるのがマナーです。咄嗟に“Hang on”などと使ってしまっても、その後に続いて“please”と加えればもう少し丁寧になります。

電話は早く済ませてしまおうと思う人もいるかもしれませんが、丁寧に相手に伝えることが良い印象を持ってもらうためには不可欠です。英語の電話対応でもそれは同様です。ここで紹介したNGフレーズを避けて、マナーのいいビジネス英語を電話で使えるように練習しましょう！
前回の記事「ビジネスにおける英語でのおすすめ電話対応」もぜひ参考にしてみてください。